ביקוש עונתי ותכנון רכש

בפריט עונתי הטעות היקרה ביותר היא לגלות את העונה כשהיא כבר כאן. תכנון רכש עונתי מתחיל חודשים מראש, ומבוסס על דפוס שחוזר משנה לשנה ולא על החודש האחרון.

למי מתאים תכנון לפי עונה ולא לפי ממוצע

המדריך מיועד לעסקים שהרכש שלהם צריך להקדים את הביקוש: יבואני ציוד קיץ, ספקי חימום, משווקי מוצרי חג ומנהלי קטגוריות עם חלון מכירה קצר. השאלה המרכזית היא מתי הסחורה צריכה להיות זמינה, ולא רק כמה יחידות נמכרו בחודש האחרון. כאשר משלוח מגיע אחרי השיא, תחזית שנתית נכונה עדיין יכולה להוביל להחלטת רכש לא טובה.

כדאי להשתמש בו גם לפני שינוי בתוכנית העונה בעקבות גל מכירות חזק. מנהל המכירות יכול להסביר אם מדובר בפתיחה מוקדמת של העונה, במבצע או בלקוח חריג; מנהל הרכש צריך לבדוק אם עוד ניתן לשנות הזמנה. המדריך מתאים למי שיש לו היסטוריה שמאפשרת להשוות עונות, אך גם מבהיר את מגבלותיה. מוצר חדש או אירוע חד פעמי דורשים הנחות מפורשות, ולא מקדם עונתיות שנראה מדויק רק בגלל נוסחה.

מה זה ביקוש עונתי

ביקוש עונתי הוא ביקוש שעולה ויורד באותם חודשים בכל שנה. מזגנים בקיץ, תנורי חימום בחורף, ציוד לבית הספר בסוף אוגוסט, מוצרי חג לפני פסח וראש השנה. העונתיות יכולה לנבוע ממזג אוויר, מלוח השנה, מחגים או ממחזור תקציבי של לקוחות עסקיים.

הבעיה בפריט עונתי היא שכל ממוצע פשוט טועה כמעט בכל חודש. לפני העונה הוא נמוך מדי ויוצר חוסר. אחרי העונה הוא גבוה מדי ויוצר עודף. וכשזמן האספקה ארוך, ההחלטה צריכה להתקבל עוד לפני שהעונה מתחילה, בדיוק כשהמכירות האחרונות נמוכות.

איך מזהים עונתיות אמיתית

לפחות שנתיים של נתונים

שיא אחד בשנה אחת יכול להיות מבצע, לקוח גדול או מקרה. עונתיות אמיתית חוזרת. לכן צריך לפחות 24 חודשים כדי לראות שהשיא מופיע באותו חודש בשתי שנים.

גודל התנודה

אם ההבדל בין החודש החזק לחלש קטן, למשל 10%, ממוצע רגיל יספיק. כשההבדל גדול, פי 1.5 ויותר, חייבים לתכנן לפי עונה.

עקביות

בדקו שהשיאים והשפלים מופיעים באותו מקום. חג שזז בלוח השנה, כמו פסח, יכול להזיז את השיא בחודש. כדאי לסמן אותו מראש.

הנוסחה

מקדם עונתיות לחודש = ממוצע הצריכה באותו חודש ÷ ממוצע חודשי כללי. תחזית לחודש = ממוצע חודשי צפוי × מקדם החודש

סכום 12 המקדמים צריך להיות בערך 12. אם הוא רחוק מזה, מחלקים כל מקדם בסכום ומכפילים ב־12.

דוגמה מספרית

תוכנית רכש לעונה

במקום הזמנה אחת ענקית, התוכנית מפצלת לשני משלוחים. כך מפחיתים את המלאי הממוצע ומשאירים אפשרות לתקן את המשלוח השני לפי מה שקורה בתחילת העונה. בסוף אוגוסט נשארות כ־110 יחידות, פחות מהצריכה הצפויה בספטמבר. כך העונה נסגרת כמעט בלי עודף, והזמנה רגילה וקטנה משלימה את הסתיו.

יישום צעד אחר צעד

1. חשבו מקדמים

לכל פריט עונתי, חשבו ממוצע לכל חודש על פני השנים, וחלקו בממוצע הכללי.

2. קבעו את הצריכה הבסיסית לשנה הבאה

האם הפריט בצמיחה, יציב או בירידה? הכפילו את הממוצע החודשי בשיעור השינוי הצפוי, לפי הנתונים ולפי מידע מהשטח.

3. חזרו אחורה מזמן האספקה

לכל חודש בעונה, חשבו מתי צריך להוציא הזמנה כדי שהסחורה תגיע בזמן. במדריך על תכנון רכש ליבואנים יש הרחבה על תכנון כשזמני האספקה ארוכים.

4. הוסיפו מלאי ביטחון לעונה

בעונה התנודות גדולות יותר. מלאי ביטחון צריך להתבסס על השונות בחודשי העונה, לא על השנה כולה.

5. תכננו את סוף העונה

ההזמנה האחרונה לעונה היא המסוכנת ביותר. מה שנשאר אחריה יחכה שנה, ועלול להפוך למלאי מת. עדיף להזמין קצת פחות ולקבל מעט חוסר בסוף העונה, מאשר להיתקע עם מלאי לשנה.

קשר לשאר הכלים

תחזית עונתית היא אחת השיטות בחיזוי ביקוש. היא משנה את נקודת הזמנה מחודש לחודש: לפני העונה נקודת ההזמנה עולה, ואחריה היא יורדת. גם חודשי כיסוי צריכים להיות מחושבים לפי התחזית העונתית, אחרת לפני העונה הכיסוי ייראה גבוה מהמציאות.

שאלות לבדיקה עצמית

לפני שמתחילים, כדאי לענות בכנות על השאלות הבאות. התשובות יראו לכם איפה כדאי להתחיל ומה דחוף יותר.

• האם השיא חוזר באותו חודש בשתי שנים לפחות?
• מתי צריכה לצאת ההזמנה הראשונה כדי להגיע לפני העונה?
• האם המכירות בשנה שעברה נפגעו מחוסר?
• האם חג שזז משפיע על חודש השיא?
• כמה משלוחים מתוכננים לעונה, ומתי אפשר לשנות את האחרון?
• מה התוכנית למלאי שיישאר בסוף העונה?

בשורה התחתונה

פריט עונתי דורש לתכנן לפני שהנתונים האחרונים מראים צורך. זהו עונתיות אמיתית משנתיים לפחות, חשבו מקדמים, חזרו אחורה מזמן האספקה, פצלו את העונה לכמה משלוחים, והיזהרו במיוחד בהזמנה האחרונה. כך נמנעים גם מחוסר בשיא וגם מעודף שמחכה שנה.

מתחילים מלוח העונה וממועד ההחלטה האחרון

ציירו לוח חודשים או שבועות שמתחיל לפני העונה ומסתיים לאחריה. סמנו את תחילת הביקוש, השיא והירידה, לצד מועדי ייצור, שילוח וקליטה. בפריטי חג סמנו את מועד החג בכל שנה, כדי לא להשוות אוטומטית את מרץ השנה לאותו חודש בשנה הקודמת. התאמת השבועות שלפני האירוע עשויה להיות משמעותית יותר מהשוואת חודשים קלנדריים.

הוסיפו ללוח את התקופות שבהן המוצר היה חסר. חודש עם מעט מכירות אינו בהכרח חודש חלש אם הסחורה נגמרה באמצעו. השתמשו במידע על הזמנות שלא סופקו, אם הוא קיים, ותעדו כל תיקון להיסטוריה. אין להשלים ביקוש אבוד במספר מומצא רק כדי לקבל עקומה חלקה. כשאין מידע מספיק, הציגו טווח תרחישים במקום לטעון שהביקוש ידוע.

קבעו עבור כל משלוח את המועד האחרון שבו אפשר לשנות כמות. בדוגמה להמחשה, מוצר בעלות 150 ₪ צפוי להימכר ב־800 יחידות בחודש השיא. שינוי של 10% בתחזית פירושו 80 יחידות והתחייבות רכש נוספת של 12,000 ₪. אם הספק מאפשר שינוי רק לפני תחילת הייצור, החלטה שנדחית עד שהמכירות מתחילות לעלות עלולה להגיע מאוחר מדי. זו הסיבה לחבר בין התחזית לבין תנאי הספק.

בנו תרחיש בסיס, תרחיש ביקוש חלש ותרחיש חזק, עם אותה יתרת פתיחה ואותם משלוחים שכבר אושרו. בדקו בכל אחד את היתרה לפני השיא ואת היתרה לאחר העונה. שינוי בתחזית אינו צריך להפוך מיד להזמנה: קודם בודקים מה כבר בדרך, מה אפשר להזיז ומה מועד ההגעה האפשרי של תוספת. משלוח שיגיע בסוף העונה עשוי להגדיל עודף במקום לפתור חוסר.

הגדירו גם כללי עצירה. אם קצב המכירות נמוך מהתוכנית במשך כמה שבועות, בדקו האם הוא נובע ממזג האוויר, מהתחרות או מאיחור בפתיחת העונה. לפעמים נכון לדחות משלוח, ולפעמים לבטל חלק ממנו; זו החלטה מסחרית עם עלות, לא פעולה אוטומטית. לאחר העונה השוו תחזית וביצוע לכל חודש, וסמנו בנפרד טעויות בכמות וטעויות בתזמון. כך אפשר לשפר את העונה הבאה בלי למחוק את ההסבר למה שהתרחש.

טעויות נפוצות

• עונתיות משנה אחת. שיא בודד אינו דפוס.
• תכנון לפי החודש האחרון. לפני העונה המכירות נמוכות בדיוק כשצריך להזמין הרבה.
• התעלמות מחגים שזזים. פסח במרץ או באפריל משנה את חודש השיא.
• הזמנה אחת לכל העונה. אין מקום לתיקון כשהעונה חלשה או חזקה מהצפוי.
• מכירות בחוסר כבסיס. אם בשנה שעברה היה חוסר ביולי, המכירות ביולי נמוכות מהביקוש האמיתי.

רוצים לבדוק את זה על הנתונים האמיתיים שלכם? העלו קובץ מכירות להדגמה בחינם, בלי הרשמה, וקבלו את החישוב לכל פריט.

שאלות נפוצות

כמה שנים של נתונים צריך כדי לזהות עונתיות?

לפחות שנתיים, כדי לראות שהשיא חוזר באותו חודש. שלוש שנים ומעלה נותנות מקדמים יציבים יותר.

מה עושים כשהעונה מתחילה חזקה מהצפוי?

אם התוכנית פוצלה לכמה משלוחים, מגדילים את המשלוח הבא. לכן כדאי לא להזמין את כל העונה בהזמנה אחת.

איך מתמודדים עם חג שזז בלוח השנה?

מסמנים את חודש החג בכל שנה ומחשבים את המקדם לפי השבועות שלפני החג, ולא לפי החודש הקלנדרי בלבד.

מה עושים עם מלאי שנשאר בסוף העונה?

מעריכים כמה יימכר עד העונה הבאה. אם הכמות גבוהה, שוקלים מבצע סוף עונה, כי החזקה לשנה עולה בדרך כלל 20% עד 30% מערך הסחורה.

האם כל פריט עם תנודות הוא עונתי?

לא. תנודות אקראיות שלא חוזרים באותם חודשים הן שונות רגילה, ומטפלים בהן במלאי ביטחון ולא במקדמי עונתיות.

מדריכים נוספים