תכנון רכש ליבואנים: זמני אספקה ארוכים ומכולות
יבואן מחליט היום על סחורה שתימכר בעוד שלושה או ארבעה חודשים. כל טעות בתחזית מתגלה מאוחר, וכל חוסר נמשך חודשים. לכן תכנון רכש ביבוא דורש שיטה אחרת מקנייה מספק מקומי.
למי נדרש תכנון רכש לאורך שרשרת היבוא
המדריך מיועד ליבואנים שמתחייבים לרכש זמן רב לפני שהסחורה זמינה למכירה, ולמנהלי תפעול המתאמים ייצור, הפלגה ושחרור. הוא רלוונטי במיוחד כשכמה הזמנות לאותו פריט נמצאות בשלבים שונים, וכשמכולה אחת כוללת מוצרים בעלי רמות דחיפות שונות. הכמות הנכונה אינה מספיקה אם הסחורה מגיעה באיחור.
גם אנשי כספים צריכים להיות חלק מהתכנון: תשלום לספק, הוצאות שילוח ויתרות במחסן משפיעים על ההתחייבות הכספית לאורך חודשים. המדריך אינו תחליף לייעוץ מכס או להצעת הובלה, אלא דרך לחבר בין ביקוש, מועדי קליטה ואילוצי המשלוח. הוא עוזר לזהות מתי מילוי מכולה חוסך באמת כסף, ומתי הוא רק מעביר את העלות מההובלה למלאי עודף שיישאר במחסן.
מה שונה ביבוא
זמן אספקה ארוך ומשתנה
זמן האספקה ביבוא כולל ייצור אצל הספק, הובלה לנמל, הפלגה, המתנה בנמל, שחרור מהמכס והובלה למחסן. ביחד זה יכול להגיע לשלושה חודשים ויותר, וכל שלב יכול להתעכב. ככל שהזמן ארוך יותר, התחזית צריכה לראות רחוק יותר, וטעות בה עולה יותר.
הרבה מלאי בדרך
כשזמן האספקה ארוך, בכל רגע יש כמה הזמנות פתוחות: אחת בייצור, אחת בים, אחת בנמל. מי שמסתכל רק על המלאי במחסן יזמין שוב ושוב את מה שכבר בדרך.
מכולה ומינימום הזמנה
ההזמנה צריכה למלא מכולה, או לעמוד במינימום של הספק. לכן הכמות לא נקבעת רק לפי הצורך של כל פריט, אלא גם לפי מה שנכנס יחד באותה הזמנה.
עלות נחיתה
מחיר הפריט אצל הספק הוא רק חלק מהעלות. מוסיפים הובלה ימית, ביטוח, מכס, עמילות, אחסון בנמל והובלה למחסן. עלות הנחיתה היא הבסיס הנכון לחישוב ערך המלאי ועלות ההחזקה.
הנוסחה המרכזית
כמות להזמנה = צריכה צפויה בזמן האספקה ובתקופת ההזמנה + מלאי ביטחון − (מלאי נוכחי + מלאי בדרך − הזמנות לקוחות פתוחות)
תקופת ההזמנה היא הזמן עד ההזמנה הבאה. אם מזמינים מכולה פעם בחודשיים, ההזמנה של היום צריכה לכסות את זמן האספקה ועוד חודשיים.
דוגמה מספרית
יבואן כלי בית מזמין מסין. זמן אספקה 90 יום, הזמנה פעם בחודשיים. פריט מסוים נמכר 500 יחידות בחודש. עלות אצל הספק 40 ₪, ועלות נחיתה 52 ₪. מלאי ביטחון 600 יחידות.
צריכה בזמן האספקה ובתקופת ההזמנה: 500 × (3 + 2) = 2,500. במלאי 900, בדרך 1,000, הזמנות פתוחות 200.
כמות להזמנה: 2,500 + 600 − (900 + 1,000 − 200) = 1,400 יחידות, בעלות נחיתה של 72,800 ₪.
מי שהיה מסתכל רק על המלאי במחסן היה מזמין 2,200 יחידות, כלומר 800 יחידות ו־41,600 ₪ יותר מהצורך.
מילוי מכולה
אחרי שמחשבים את הצורך של כל פריט, מסכמים את הנפח. אם הסכום קטן מהמכולה, אפשר להשלים בפריטים שכבר קרובים לנקודת ההזמנה, ולא בפריטים שיש מהם מלאי לחצי שנה. אם הסכום גדול מהמכולה, נותנים עדיפות לפריטים שהכיסוי שלהם הכי נמוך ביחס לזמן האספקה.
| פריט | צורך | נפח (מ״ק) | חודשי כיסוי זמין | החלטה |
|---|---|---|---|---|
| סיר 24 | 1,400 | 21 | 3.4 | להזמין במלואו |
| מחבת 28 | 900 | 11 | 2.9 | להזמין במלואו |
| קומקום | 600 | 14 | 4.1 | להזמין במלואו |
| קרש חיתוך | 300 | 3 | 5.5 | השלמה למכולה |
| מגש אפייה | 0 | 0 | 9.0 | לא להזמין |
במכולה של 40 רגל יש בפועל כ־60 עד 67 מ״ק שמישים, תלוי באריזה. בדוגמה הצורך הוא 49 מ״ק, ונשאר מקום להשלמה. את ההשלמה עדיף לעשות בפריטים שהיו נכנסים להזמנה הבאה בכל מקרה, ולא בפריטים עם כיסוי גבוה, שעלולים להפוך למלאי מת.
מלאי ביטחון ביבוא
ביבוא שני מקורות של אי ודאות פועלים יחד: הביקוש לאורך חודשים ארוכים, וזמן האספקה שמשתנה. משלוח שמתעכב שלושה שבועות בנמל דורש כרית שלא קיימת אצל ספק מקומי. במדריך על מלאי ביטחון יש נוסחה שמשלבת את שני המקורות. כדאי למדוד את זמני האספקה בפועל לכל ספק ולכל נמל, ולא להסתמך על זמן ממוצע אחד.
יישום צעד אחר צעד
1. מפו את כל ההזמנות הפתוחות
לכל פריט רשמו מה בייצור, מה בים ומה בנמל, עם תאריך הגעה משוער. בלי זה כל חישוב יהיה שגוי.
2. חזו לפחות חצי שנה קדימה
עם זמן אספקה של שלושה חודשים, ההזמנה של היום נמכרת בחודשים 4 עד 6. השתמשו בחיזוי ביקוש מתאים, ובפריטים עם ביקוש עונתי התחילו את התכנון לפחות זמן אספקה אחד לפני העונה.
3. בדקו חוסר לפני הגעה
גם כשהכמות נכונה, ייתכן שהמלאי ייגמר לפני שהמשלוח הבא מגיע. השוו את חודשי כיסוי הנוכחיים לתאריך ההגעה של כל משלוח שבדרך.
4. בנו את המכולה
סכמו את הצורך לפי ספק, מלאו את המכולה לפי עדיפות, ותעדו מה נדחה להזמנה הבאה.
5. תעדפו לפי ערך
השקיעו את תשומת הלב בפריטי A לפי ניתוח ABC. חוסר שלושה חודשים בפריט מוביל עולה יותר מכל חיסכון בהובלה.
שאלות לבדיקה עצמית
לפני שמתחילים, כדאי לענות בכנות על השאלות הבאות. התשובות יראו לכם איפה כדאי להתחיל ומה דחוף יותר.
- האם כל ההזמנות הפתוחות רשומות עם תאריך הגעה משוער?
- מה זמן האספקה בפועל של כל ספק בשנה האחרונה?
- האם ערך המלאי מחושב לפי עלות נחיתה?
- אילו פריטים ייגמרו לפני שהמשלוח הקרוב יגיע?
- במה הושלמה המכולה האחרונה, והאם זה נמכר?
- האם עונות ייצור אצל הספק נכנסות לתכנון?
בשורה התחתונה
ביבוא, ההחלטה של היום נמכרת בעוד חודשים. תכנון טוב רואה את כל מה שבדרך, חוזה לפחות חצי שנה קדימה, מחשב לפי עלות נחיתה, ובונה את המכולה לפי עדיפות ולא לפי מה שנשאר מקום. מדידה של זמני האספקה בפועל לכל ספק היא הבסיס לכל השאר.
מתחילים מתמונת המשלוחים של ספק אחד
בחרו ספק עם הזמנה קרובה והכינו רשימה של כל השורות הפתוחות אצלו. לכל שורה רשמו כמות שנותרה לאספקה, שלב בשרשרת ותאריך קליטה משוער במחסן. הבדילו בין תאריך יציאה מהמפעל, הגעה לנמל ויום שבו המוצר צפוי להיות זמין למכירה. רק האחרון מתאים לבדיקת חוסר. אם הזמנה סופקה חלקית, הכמות שכבר נקלטה חייבת לצאת מהיתרה בדרך כדי שלא תיספר פעמיים.
העמידו את כל ההגעות על ציר זמן מול הצריכה הצפויה. חשבו את היתרה בין משלוח למשלוח, ולא רק בסוף התקופה. בדוגמה להמחשה, במלאי יש 300 יחידות והצריכה היא 200 לחודש. עוד 600 יחידות יגיעו בעוד שלושה חודשים. הכמות הכוללת מספיקה ל־4.5 חודשים בממוצע, אבל המלאי הקיים נגמר אחרי חודש וחצי. יש פער של חודש וחצי לפני ההגעה, והזמנה נוספת באותו מסלול לא בהכרח תפתור אותו.
לפער הזה בדקו פתרון נפרד: הקדמת חלק מהמשלוח, רכישה מקומית או תיאום מועדי אספקה עם לקוחות. אם מזרזים 200 יחידות בתוספת הובלה של 18 ₪ ליחידה, העלות הנוספת היא 3,600 ₪. זו דוגמה בלבד. יש להשוות את העלות לנזק הצפוי מהחוסר, ולברר שהמועד המזורז אכן ישים. הבטחה כללית למשלוח מהיר אינה תחליף לתאריך שאושר.
אחרי פתרון הפער הזמני, חשבו את ההזמנה הרגילה והמירו יחידות לקרטונים, נפח ומשקל. בדקו את מגבלות המכולה בפועל עם המשלח: נפח פנוי אינו אומר בהכרח שמשקל נוסף מותר, וקרטונים שאינם נערמים היטב משנים את הניצולת. שמרו הבחנה בין כמות שנדרשת לפי הביקוש לבין תוספת בגלל אריזה או מינימום ספק. לתוספת הזו יש מחיר בכיסוי ובכסף קשור.
סיימו בבחינת ההתחייבות הכספית לפי מועד התשלום, לא רק לפי מועד הקליטה. הזמנה שנראית כדאית מבחינת מלאי יכולה להיות כבדה לתזרים אם המקדמה והיתרה משולמות לפני המכירות. תעדו אילו פריטים נדחו ומה ההשפעה על השירות. כאשר תאריך משלוח משתנה, עדכנו קודם את בדיקת החוסר ורק אחר כך את תמונת ההזמנה הכוללת. כך שינוי בלוח ההפלגות אינו נשאר הערה שאיש לא חיבר להחלטת הרכש.
טעויות נפוצות
- התעלמות ממלאי בדרך. הטעות היקרה ביותר ביבוא, שמובילה להזמנות כפולות.
- חישוב לפי מחיר הספק. בלי עלות נחיתה, ערך המלאי ועלות ההחזקה מוערכים בחסר.
- מילוי מכולה בכל מה שיש. השלמה בפריטים עם כיסוי גבוה מייצרת עודפים.
- זמן אספקה אחד לכל הספקים. נמלים, עונות ושנה הסינית משנים את הזמנים.
- תכנון עונה מאוחר מדי. כשהעונה מתחילה, כבר מאוחר להזמין לה.
רוצים לבדוק את זה על הנתונים האמיתיים שלכם? העלו קובץ מכירות להדגמה בחינם, בלי הרשמה, וקבלו את החישוב לכל פריט.
שאלות נפוצות
איך מחשבים כמה להזמין כשזמן האספקה שלושה חודשים?
מחשבים את הצריכה הצפויה לזמן האספקה ועוד הזמן עד ההזמנה הבאה, מוסיפים מלאי ביטחון, ומחסירים את המלאי הנוכחי ואת כל מה שכבר בדרך, פחות הזמנות לקוחות פתוחות.
מה זו עלות נחיתה?
העלות הכוללת של פריט עד שהוא במחסן: מחיר הספק, הובלה, ביטוח, מכס, עמילות, אחסון בנמל והובלה מקומית.
במה להשלים מכולה שלא מלאה?
בפריטים שהכיסוי שלהם קרוב לנקודת ההזמנה, שהיו נכנסים להזמנה הבאה בכל מקרה. לא בפריטים שיש מהם מלאי לחודשים רבים.
כמה מלאי ביטחון צריך יבואן?
יותר מספק מקומי, כי גם הביקוש לאורך זמן וגם זמן האספקה משתנים. הכרית צריכה להתבסס על זמני האספקה בפועל של כל ספק.
איך לדעת אם יהיה חוסר לפני שהמשלוח מגיע?
משווים את חודשי הכיסוי של המלאי הנוכחי למועד ההגעה של המשלוח הקרוב. אם המלאי נגמר לפני כן, צפוי חוסר גם אם הכמות שבדרך מספיקה.
רוצים לראות את זה על הנתונים שלכם?
מעלים קובץ אקסל של מכירות, ותוך פחות מדקה מקבלים לכל פריט נקודת הזמנה, קבוצת ABC, שיטת חיזוי וכמות להזמנה. בלי הרשמה.
להדגמה בחינם